Mittlerweile gibt es viele Anbieter, Plattformen und Tools, die eine schnelle und unkomplizierte Lösung für Mitarbeiterbefragungen versprechen. Die verschiedenen Softwareprodukte und Anbieter erscheinen auf den ersten Blick ähnlich, unterscheiden sich aber sowohl preislich, funktional als auch von der angebotenen Unterstützung erheblich. Wir zeigen Ihnen, welche Features ein Mitarbeiterbefragungstool auf jeden Fall mitbringen sollte und wie sich die Kultify-Plattform von anderen Produkten unterscheidet.
Warum sind Mitarbeiterbefragungen wichtig?
Das Wachstum und der Erfolg eines Unternehmens hängen ganz von der Leistung seiner Mitarbeitenden ab. Dabei spielt Zufriedenheit am Arbeitsplatz eine enorme Rolle für Produktivität und Qualität. Wenn Sie die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter*innen kennen, können Sie ihnen eine angenehme Arbeitsatmosphäre gewährleisten und so für eine gute Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen sorgen. Damit verschaffen Sie sich einen großen Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz, da zufriedene Mitarbeitende bessere Arbeit leisten und gleichzeitig weniger geneigt sind, Ihr Unternehmen zu verlassen.
Software vs. Full-Service-Dienstleister
Eine Software für Mitarbeiterfeedback erleichtert Ihnen die Erstellung Ihrer Befragung. Die Befragungen und Fragen werden dabei selbst gestaltet, um an die gewünschten Informationen zu gelangen. Danach wird die Befragung an die Mitarbeitenden verteilt und Sie erhalten eine anonyme Auswertung und Analyse der Ergebnisse. Die Spanne der Funktionalitäten reicht von sehr einfachen Online-Fragebogen-Anwendungen bis hin zu durchaus komplexen Systemen aus dem Umfeld der Marktforschung.
Eine gut konzipierte Mitarbeiterbefragungssoftware kann dabei helfen, die Effektivität und den Nutzen der Befragungen zu maximieren. Das Problem ist nur leider oft: Nach dem Kauf der Befragungs-Software stellt sich heraus, dass man mit diesem Tool eigentlich nur die Online-Datenerhebung durchführen kann. Die Möglichkeiten zur Auswertung und Ergebnisaufbereitung sind in derartigen Tools oft nur sehr statisch und äußerst rudimentär vorhanden.
Allerdings können die Ergebnisse der Befragungen nur dann wirklich nützlich sein, wenn sie richtig ausgewertet und interpretiert werden. Eine gute Mitarbeiterbefragungssoftware automatisiert zwar viele der Prozesse, die bei der Datenauswertung anfallen. So können die Ergebnisse der Befragung automatisch erfasst und in eine Datenbank eingetragen werden. Auch bietet sie oft spezielle Analysefunktionen, um die Ergebnisse der Befragung mittels visueller Darstellungen zu verstehen und Einblicke zu gewinnen. Es lohnt sich dennoch, Expertise von erfahrenen Befragungsdienstleistern zur Hilfe zu nehmen, da diese ihnen helfen, Trends und Muster zu erkennen, die in den Daten verborgen sein könnten und die Daten sinnvoll zu visualisieren.
Deshalb sollte man bei fehlender Erfahrung auf einen Anbieter mit vollumfänglicher Begleitung zurückgreifen
Alles außer der Datenerhebung muss also noch selber getan werden – und das ist nicht gerade wenig:
- Konzept und Inhalte
- Messmodelle
- Hinterlegung der Organisationsstruktur
- Ergebnisauswertung, -aufbereitung und -bewertung
- Benchmarking
- die gesamte Kommunikation und Argumentation der Befragung und der Ergebnisse gegenüber Mitarbeitenden und Führungskräften
- Gewährleistung von Datenschutz und Anonymität
Insgesamt sind das etwa 95% der Arbeiten, die bei einer Mitarbeiterbefragung anfallen. Aus diesen Gründen würden wir Ihnen zur Begleitung eines professionellen Full-Service Anbieters für Mitarbeiterbefragungen raten, der Ihnen diese Prozesse abnimmt und bei allen Fragen fachlich berät.
So können Sie sich auf das Wichtigste rund um die Befragung konzentrieren und diese so effektiv und nutzenorientiert wie möglich durchführen.
Must-Haves einer guten Software für Mitarbeiterbefragungen
Eine Software sollte keine Vorkenntnisse oder Expertise erfordern, um eine Mitarbeiterbefragung zu erstellen. Aber was braucht eine Software neben der unkomplizierten Bedienbarkeit noch, um wirklich gut zu sein?
Anonymität und Datenschutz
Sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen sollten jederzeit davor geschützt sein, dass sensible Daten ohne Zustimmung der Beteiligten veröffentlicht werden. Die Antworten der Mitarbeitenden müssen vollständig anonym und vertraulich sein. Rückschlüsse auf die Antworten einzelner Teilnehmenden sollten zu 100 % ausgeschlossen sein. Dies schafft ein Gefühl der Sicherheit und Vertraulichkeit und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter offen und ehrlich antworten. Darüber hinaus muss die Software sicherstellen, dass die gesammelten Daten sicher und geschützt sind, um sicherzustellen, dass die Privatsphäre der Mitarbeitenden gewahrt bleibt.
Auf was sie achten sollten:
- Anonyme und vertrauliche Antworten der Teilnehmenden
- Rückschlüsse auf einzelne Teilnehmende ausschließen
- DSGVO-konforme Softwarelösung
Einfache Nutzung
Die Benutzeroberfläche sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Für ausgefeilte Designs oder nicht an Mobilgeräte angepasste Ansichten ist hier nicht der richtige Platz. Eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert es den Mitarbeitenden, an der Befragung teilzunehmen, da sie nicht durch eine komplizierte oder unverständliche Schnittstelle abgeschreckt werden.
Das führt zu
- einer höheren Teilnahmebereitschaft und Teilnahmequote
- genaueren und qualitativ hochwertigeren Antworten
- einer Reduktion der Zeit, die für die Navigation durch die Befragung aber die auch die Analyse und Auswertung der Ergebnisse benötigt wird
- einer positiven Nutzererfahrung
Auch die Automatisierung von Prozessen, wie z.B. der Versand von Remindern zur Teilnahme, trägt dazu bei, dass die Befragung pünktlich und effektiv durchgeführt wird.
Handwerklich guter Fragebogen
Fragebögen nach validierten wissenschaftlichen Methoden zeugen von der Qualität der Software. Sie entsprechen aktuellen psychologischen Erkenntnissen und werden regelmäßig aktualisiert. Dabei sollte es jedoch stets die Option zur individuellen Anpassung der Fragen und fachliche Unterstützung durch Expert*innen geben.
Auf was sie achten sollten:
- Anwendung aktueller wissenschaftlicher Methoden und psychologischer Erkenntnisse
- Option der individuellen Anpassung
- fachliche Unterstützung durch ExpertInnen
Anpassungsfähigkeit
Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, die Befragungen nach ihren spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen anzupassen. Dies umfasst sowohl die Fragen als auch die Möglichkeit, das Erscheinungsbild der Umfrage an das Branding des Unternehmens anzupassen. So wird die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen gestärkt und die Bereitschaft und Motivation, an der Befragung teilzunehmen, erhöht.
Analyse der Ergebnisse
Eine wichtige Funktion der Software ist es, eine vollständige und vollautomatische Analyse der Ergebnisse vorzunehmen. Die Software sollte eine Vielzahl von deskriptiven und multivariaten Analysefunktionen bereitstellen, um schnell und einfach relevante Einsichten zu gewinnen und daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten. Dabei sollten auch Trends und Muster gut erkannt werden.
Meistens sind die Ergebnisse Ihrer Umfrage gleich für mehrere Abteilungen oder ein Team relevant, sodass eine unkomplizierte und zielgerichtete Verteilung der Befragungsergebnisse möglich sein sollte. So können Sie sicherstellen, dass die Ergebnisse in einem vertrauten Umfeld besprochen werden.
Auf was sie achten sollten:
- vollständige, vollautomatische Ergebnisanalyse und Verteilung der Ergebnisse
- deskriptive und multivariate Analysefunktionen
- relevante Maßnahmenableitung
Möglichkeit der individuellen, regelmäßigen Wiederholung
Eine gute Software bietet Ihnen mit individuellen Befragungsrhythmen, Rotation und Umfragedauer Raum für Flexibilität, um so optimal an Ihr Ziel zu kommen. Zum Beispiel können Sie mit regelmäßigen Befragungen Change-Projekte zum Rollen bringen, die Ihre Weiterentwicklung zum attraktiven und wettbewerbsfähigen Arbeitgeber vorantreiben.
Sie benötigen Unterstützung bei Ihrer Mitarbeiterbefragung?
Gerne stehen wir Ihnen als professioneller Anbieter für Mitarbeiterbefragungen bei allen Fragen zur Verfügung, indem wir gemeinsam Ihre individuellen Ziele und den Weg, um diese zu erreichen, erarbeiten. Vereinbaren Sie dazu gerne einen Demotermin.
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